Obsah, tvorba a využití elektronického zeměpisného rejstříku v jihočeských archivech (Content, formation and application of geographic index in southbohemian archives)
Klíčová slova: obsah, tvorba a využití elektronického zeměpisného rejstříku, archivy, zeměpisné rejstříky, elektronické rejstříky, Jihočeský kraj
Summary: The electronic geographical index represents a database of authorities within the projects of State Regional Archives in Třeboň. It is a universal device, that effectively makes the description of digitized archives simpler in processing in-house and it makes possible their assortment according to contained localities.
Keywords: content, formation and application of geographic index, geographic index, electronical index, South Bohemia
PhDr. Aleš František Plávek / Státní oblastní archiv v Třeboni, Husova 143, 379 01 Třeboň
V souvislosti s trendy, jež zaváděly a zavádějí moderní informační technologie také do českých paměťových institucí, zahájil roku 2007 Státní oblastní archiv v Třeboni digitalizaci písemných historických pramenů. V tomto směru se jeho prvním velkým projektem stalo zpracování poměrně rozsáhlého fondu Sbírka matrik Jihočeského kraje, čítajícího 6 944 evidenčních jednotek.[1] Samotný proces snímkování začala smluvně provádět společnost, která potřebovala mít pro svou práci kvalitní vstupní data a v návaznti na ně i fyzicky připravený archivní materiál. Profesní tým okolo vznikajícího digitálního archivu proto musel urychleně přistoupit k takovému opatření, které by co nejdříve vyhovovalo jak zhotoviteli, tak archivu coby následnému zpracovateli dat a snímků. Paralelně s vytvořenou strukturou popisu budoucích digitalizátů se vyvíjela jasná potřeba provázanosti s potenciální databází, obsahující výčet sídelních jednotek v kontextu deponovaných archiválií v jihočeských státních archivech. Myšlenka vzniku elektronického zeměpisného rejstříku se tímto krokem stala optimálním řešením.
Obsah a tvorba rejstříkového hesla
Vize, která v žádném případě nepřipouštěla popis snímků, a vlastně vůbec celých digitalizovaných matričních knih, geografickými názvy v pouhém statickém výčtu byla v počátku naplněna jednoduchým technologickým krokem. Po nejnutnější revizi byl vzat za základ budoucího souboru dat analogový zeměpisný rejstřík, zpracovaný k celé matriční sbírce již v předchozích letech, a převeden do digitální podoby formou jednoduché databáze.[2] Tím se objevila v digitálním archivu vývojově první verze zeměpisného rejstříku, jež obsahovala obce a jejich části v dalším administrativním řazení podle příslušnosti k aktuálnímu okresu a farnímu úřadu. Po otevření rejstříku tak uživatel získal základní abecední přehled v pořadí obec | okres | fara, byť zatím s nepřesným a nedostačujícím terminologickým označením.[3] Především u pojmu „obec“ totiž docházelo k nejasnému vnímání tohoto pojmu, a to jednak v právním slova smyslu coby osídleného místa a územní správní jednotky, jednak v prostém smyslu, coby skupiny lidí žijících na nějakém místě v nějakou dobu z nějakých příčin. Nepřesné bylo rovněž používání zkratek spádových okresů se stavem k roku 1970, které však důsledně neodpovídalo oficiálně používaným variantám.[4] Praxe po krátkém čase ukázala, že bude zapotřebí řešit právě vypořádání se s terminologií a její správnou aplikací do systému zeměpisného rejstříku a potažmo celého digitálního archivu. Původně nejasně používaný pojem „obec“ byl proto nahrazen pojmem ve smyslu platného právního předpisu, tedy obecního zřízení, čímž se eliminovaly případy, kdy byly za obec považovány také místní části a další menší sídelní jednotky.[5] Spolu s dalšími nadřazenými i podřazenými administrativními jednotkami vplynul tento termín do celkového přehledu, který zpřesňuje každou položku obsaženou v rejstříku, jak o tom bude řeč níže. Základní jednotkou rejstříku se přitom nově stal pojem „lokalita“, jejíž název je jedinečným nositelem informace o územní sídelní jednotce. Lokalitou tedy může být obec stejně tak jako její místní část anebo samota, navíc u všech těchto kategorií je zohledněna skutečnost, zda územní sídelní jednotka existuje anebo již zanikla. Takové kritérium plně vyhovuje použitelnosti v prostředí paměťové instituce, především pak archivu, která zpřístupňuje a popisuje písemné prameny s vazbou na oba typy dochování lokalit se vztahem k dnešku. Současné registry totiž zaniklé lokality vůbec nezohledňují, a tak je nelze plně v historické (či snad přesněji řečeno v archivní) praxi využít. V konečném ideálním výsledku a na základě popsaných vstupních pravidel tedy zeměpisný rejstřík obsahuje veškeré zjištěné lokality, které jsou přímo provázané s digitalizovanými archiváliemi, deponovanými v jihočeských archivech, případně v knihovnách těchto archivů.
Obr. 1 Ukázka přehledu se základními informacemi po otevření rejstříkového hesla (DigiArchiv, zeměpisný rejstřík, lokalita Ledenice).
K tomu, aby práce s rejstříkem sloužila co možná nejpřesnější badatelské i archivní práci, přináší popisovaná databáze také komplexní územně-administrativní specifikaci veškerých v ní obsažených lokalit. Toto zařazení je členěno do oddílů Současné údaje a Historické údaje, které potřebná data dále třídí a přehledně zpřístupňují po otevření jakéhokoliv rejstříkového hesla. Současné údaje zpřesňují popis konkrétní lokality o nadřazené celky, tedy název státu, kraje (u zahraničních lokalit o hierarchicky adekvátní územně-správní jednotku), okresu (u zahraničních lokalit platí totéž co u kraje), obce, osady (tedy místní části, resp. části obce) a katastrálního území (uvádí se jen pro Českou republiku). Jádrem přehledu je vlastní název lokality doplněný o výčet všech podřízených lokalit k osadě a ke katastrálnímu území, jež uzavírá kód části obce podle RÚIAN (k tomu viz níže), odkaz na webové stránky (zpravidla jen u obcí), vlastní HTML odkaz a datum poslední aktualizace záznamu.[6] Obsahově rejstřík zohledňuje pouze sídelní jednotky existující anebo zaniklé, tedy místa, která jsou anebo byla obydlená, a to do úrovně osady, resp. samoty. Naopak neobsahuje ty sídelní jednotky, jimiž jsou podle současných registrů chápány městské čtvrti, třídy a ulice, a to včetně těch, které existovaly v minulosti nebo jsou zaniklé. Ze stejného hlediska neobsahuje ani takové sídelní jednotky, které vznikly teprve v současnosti a digitalizovanými historickými písemnostmi se logicky dosud neprolínají. Rovněž zcela ignoruje zeměpisné názvy jiných než sídelních lokalit, tedy jména pohoří, luk, polí, vodních toků a rybníků atp.[7]
Pomyslným protipólem k lokalitě je přehled uvedený v oddíle Historické údaje, který se rovněž zobrazuje po otevření každého záznamu v rejstříku. Jsou v něm uváděna německá, případně i jazykově jiná (především latinská, francouzská) variantní jména a jména v češtině zastaralá, což je nepochybně unikátní jev především z toho důvodu, že tyto údaje jsou neustále doplňovány tak, jak jsou objevovány přímo v archiváliích. Neomezují se tedy jen na oficiálně vydávané místopisy a topografie. Fakultativně jsou uváděny spádové osady z minulosti a příslušnost k soudním okresům, stejně tak jako k sídlu vrchnostenské správy. U jihočeských lokalit je zpravidla vždy uváděno sídlo římskokatolické farnosti.[8] Ve výsledku si lze tedy na příkladu části osady Sádek předvést současné i historické údaje v praxi: stát Česká republika | kraj Jihočeský | okres České Budějovice | obec Lišov | osada Horní Slověnice | katastrální území Horní Slověnice || lokalita Sádek || další název v češtině Sádky | německý název Satka | římskokatolická farnost Dolní Slověnice | soudní okres Lišov.
Obr. 2 Ukázka abecedního hesláře s vyhledanou lokalitou Ledenice (DigiArchiv, zeměpisný rejstřík, oddíl L).
Zeměpisný rejstřík sám o sobě není svébytnou aplikací podobnou jiným takovým prostředkům pracujícím s geografickými údaji. Od svého začátku je nedílnou součástí jihočeského DigiArchivu, v němž tvoří páteřní databázi prolínající se všemi digitalizovanými archiváliemi.[9] Tak jak pokračovaly jihočeské archivy v projektech digitalizace, docházelo ke zpřesňování rejstříkových údajů, ale hlavně k jejich rapidnímu narůstání ze strany zpracovatelů archiválií. Hned v roce 2010, kdy byla dokončena digitalizace matriční sbírky, byly do procesu snímkování zařazeny soupisy poddaných a následně sčítací operáty. Ani u jednoho ze jmenovaných typů písemných pramenů nebyla k dispozici žádná pomůcka v analogové podobě, na jejímž základě by lokality byly k jednotlivým archiváliím přiřazovány tak jako u matrik. V případě soupisů poddaných, jež se vyvinuly péčí vrchnostenských kanceláří ze starších sirotčích registrů, to pro zpracovatele znamenalo vedle logistických problémů, spojených se svozem z celého Jihočeského kraje do Třeboně, také fyzickou prohlídku každé knihy a vypisování lokalit, na něž je navázána. Pro ta místa, jež ve chvíli prohlídky nebyla do původního zeměpisného rejstříku zanesena, byly ihned vytvořeny nové položky, což znamenalo zvětšení obsahu rejstříku zhruba o 40 % a jejich okamžité provazování s digitalizáty.[10] Vzápětí se ukázalo, že na tak obratný krok není celý digitální archiv uzpůsoben, a tak muselo dojít k nezbytnému napojení na oficiální registr vyššího než jen interního, ba regionálního řádu a z něj čerpat údaje alespoň k lokalitám dodnes existujícím. V polovině roku 2012 proto byla dokončena možnost převodu aktualizací z Územně-identifikačního registru základních sídelních jednotek (ÚIR-ZSJ) do webového rozhraní DigiArchivu s následným stažením ze stránek Českého statistického úřadu coby správce dat. Takovým krokem došlo k procesu obnovování údajů ze spolehlivého a především oficiálního celostátního zdroje, byť se databáze těchto informací aktualizovaly poněkud náročněji skriptem. Správce DigiArchivu proto hledal ještě vhodnější řešení s pohodlnějším obnovováním dat, které nalezl po vytvoření a testovacím zprovoznění importního modulu nového datového formátu z Rejstříku územních identifikací, adres a nemovitostí (RÚIAN).[11] Popsaným krokem, spolu s využitím obecně dostupných informací z Katastru nemovitostí České republiky, tak získal zeměpisný rejstřík již ke konci roku 2012 velice kvalitně podložené, důvěryhodné informace, které nelze odborně ani jinak napadnout ze strany odborné archivní obce ani laické veřejnosti.
Vrátíme-li se k poznámce o katastru nemovitostí, pak je třeba zdůraznit, že z veřejně dostupných podkladů jsou v digitálním archivu využívány jen takové, které nezasahují do soukromoprávních vztahů držitelů nemovitostí. Zeměpisný rejstřík v žádném případě neuvádí adresy majitelů domů a pozemků ani jejich pobytové adresy a další data, která pro svůj účel vlastně nepotřebuje. Editoři rejstříkových záznamů využívají katastru pouze k verifikaci dat vážících se v rejstříku k nově založené lokalitě anebo k lokalitě, jejíž údaje je potřeba opravit.[12] V první řadě se tedy jedná o získání polohy nemovitosti pomocí souřadnic GPS a dále o správné zařazení lokality ke spádové osadě, katastrálnímu území a obci. Fixace na jediný oficiální zdroj byla totiž po předchozí praxi, kdy se sháněla tato data z různých analogových i elektronických příruček a map, jedinou možností, jak zajistit hodnověrnost a především unifikaci takových informací, které by se vzájemně nerozcházely. Největším problémem v tomto ohledu je specifikace zaniklých lokalit, na něž klade DigiArchiv zvláštní důraz. Při práci s archivním materiálem se totiž stává, že jejich název už v současnosti není obecně znám ani archivářům, a tak se zeměpisný rejstřík stává v tomto ohledu jedinou pohotovou pomůckou při jejich práci. Identifikace takových míst se potom samozřejmě bez analogových příruček, mnohdy historických tisků, vůbec neobejde. Editor je tak v případě zaniklých lokalit nucen kolacionovat údaje z těchto příruček v historických mapách a vše složitě přenášet na současný mapový podklad katastru nemovitostí. Teprve po důkladném a bezpečném určení, jakkoliv zdlouhavém, může k lokalitě vytvořit nový záznam s patřičným popisem. Součástí záznamu je i určení důvodu zániku lokality, a sice z pěti charakteristik (s příklady): ztráta statutu sídelní jednotky (Přívořany | CB), vysídlení po roce 1945 (Cudrovice | PT), výstavba vodního díla (Jaroslavice | CB), zřízení vojenského prostoru (Ondřejov | CK), průmyslová činnost (Chotěnice | CV), absence názvu v Katastru nemovitostí České republiky (Vranínská Hájovna | JH), sloučení s jinou lokalitou (Wiesenmühl | CB) a důlní činnost (Kopisty | MO). Hlavní informační pole obsahu rejstříkového hesla uzavírá obrazem připojený obecní znak či vlajka, pokud tyto heraldické prostředky byly lokalitě úředně přiděleny, a grafem vývoje počtu obyvatel a jejich průměrného věku, pokud se jedná o obec, za posledních zhruba 10 let.
Popisované parametry byly nastaveny s menšími obměnami de facto pro každý záznam zeměpisného rejstříku a uživateli se zobrazují jako základní přehled hned po jeho otevření. Druhou částí obsahu jsou dílčí informace a odkazy přímo na digitalizovaný materiál, které je nutné otevřít pomocí záložek.[13] Ty se přitom různí, někdy i významně, podle toho, kolik je k dané lokalitě pořízeno či na ni navázáno archivních fondů, elektronických rejstříků a především digitalizovaných i nedigitalizovaných obrazových materiálů, resp. jejich diplomatických typů, a databází.[14] Utříděné do logického sledu vytvářejí záložky přehlednou sérii volitelných kategorií, v níž se uživatel rychle zorientuje a vybírá si konkrétní požadované informace. V současnosti se jedná, vedle již zmíněných základních informací, o 15 skupin:
1. Historie, v níž editor popisuje dějiny lokality;
2. Rejstříky, které automaticky shromažďují výsledky elektronické indexace digitalizátů;
3. Matriční knihy zpřístupňující obrazem digitalizované matriky, které byly popsány zvolenou lokalitou (tak i dále u obrazových materiálů);
4. Sčítání lidu zpřístupňující obrazem sčítací operáty;
5. Listy a listiny zpřístupňují především středověký a raně novověký písemný materiál, jehož profilovou součástí je také fond Historica Třeboň;
6. Soupisy poddaných zpřístupňující obrazem sirotčí registra a jejich diplomatické nástupce;
7. Urbáře, jež zatím nezobrazují žádný materiál, protože jejich digitalizace se teprve připravuje;
8. Kroniky zpřístupňují obrazem obecní, školní a spolkové kroniky uložené v jihočeských státních okresních archivech;
9. Mapa, na níž je transparentně vyznačena editorem zjištěná poloha zvolené lokality;
10. Fotografie, které editor či externí spolupracovník pořídil ke zvolené lokalitě a přiblížil ji uživateli obrazově;
11. Fondy, které jsou v archivu k dané lokalitě dostupné a jsou napojeny na celostátní aplikaci evidence pojmů a archivních sbírek PEvA;
12. Mapy a výkresy zpřístupňující obrazem digitalizované části mapových sbírek a stavebních plánů;
13. Pozemkové knihy, jež zatím nezobrazují žádný materiál, protože jejich digitalizace se v současnosti dokončuje a ke zpřístupnění se teprve připravuje;
14. Veduty zpřístupňující obrazem v roce 2009 uměle vytvořenou sbírku vedut v rámci celostátního projektu archivní správy;
15. Varia zpřístupňující obrazem ostatní materiál, který nesplňuje podmínky přiřazení ani k jedné z uvedených kategorií.
Využití rejstříku v praxi
Induktivní princip chápání vyhledávání (nejen) archiválií v DigiArchivu prostřednictvím zeměpisného rejstříku zcela záměrně napomáhá využití jak u profesních, tak u odborných a laických uživatelů. Ve chvíli, kdy má uživatel k jediné konkrétní lokalitě najednou pohromadě, vedle územně-správních údajů a variantních názvů, především všechny dostupné digitalizáty, není již nucen vyhledávat potřebná data a snímky v jinak složité struktuře DigiArchivu. Tyto přístupy využití se liší, určíme-li je třemi základními charaktery: 1. uživatelem, tedy badatelem, 2. zpracovatelem, tedy archivářem a 3. administrátorem, tedy informatikem. V prvním případě se jedná o odborný či laický přístup k digitálnímu archivu s převažujícím požadavkem vyhledat lokalitu s co možná největším počtem navázaných digitalizátů. Ve chvíli, kdy takový uživatel požadovanou lokalitu v rejstříku dohledá, získává ihned přehled o dostupných informacích tak, jak jsme je popsali výše (zeměpisný rejstřík tu zcela supluje, ba překračuje možnosti analogových topografií). Jako vítanou zpětnou vazbu tu lze vyzdvihnout komunikaci těchto uživatelů s administrátorem prostřednictvím zvlášť vytvořené e-mailové schránky, kam jsou zasílány náměty na zpřesnění, doplnění a opravy.
Obr. 3 Generální mapa všech lokalit s vycentrováním na vyhledávanou lokalitu Ledenice (DigiArchiv, zeměpisný rejstřík, mapa všech lokalit).
V případě druhém se jedná o přístup profesní a vychází přímo z potřeb archivářů. Rejstřík tu slouží jako prostředník při pořizování metadat pro popis stávajících digitalizátů anebo při vzniku databází před samotnou digitalizací. Zpracovatel již není limitován penzem svých znalostí z (regionální) historické geografie, nýbrž mu plně postačí, zvládne-li z archiválie poznat lokalitu a přečíst ji. Do editačních formulářů, kde má zeměpisný rejstřík své pevné místo, pak takový zeměpisný název opíše z originálu ve tvaru staročeském, německém, latinském či jazykově zkomoleném a rejstřík sám vybere současný název a přiřadí jej k digitalizátu.[15] Ze stejných důvodů lze rejstřík využít i mimo práci s DigiArchivem, tedy při rutinních, především pořádacích pracích archiváře, při nichž potřebuje pohotově zjistit, s jakou lokalitou právě přišel v písemných pramenech do styku. V takovém případě rejstřík plně supluje analogový místopis. V posledním třetím případě se jedná o správce DigiArchivu, který rejstřík využívá k monitoringu všech pracovních kroků, které v něm provedli zpracovatelé a všech přístupů ze strany zpracovatelů i uživatelů. Administrátorské rozhraní umožňuje přidávat či odebírat přístupová práva k jednotlivým úkonům v rejstříku a vyhodnocovat chybová hlášení. Současně s tím je administrátor oprávněn ke všem krokům, které mnohou provádět jak uživatelé, tak zpracovatelé a ve svém spektru činností je pochopitelně nejširší.
Obsah, vytváření i využití zeměpisného rejstříku optimálně dokresluje mapa všech lokalit, která je v jeho databázi volně zpřístupněna a je pomyslným vrcholem zmíněného induktivního přístupu k digitalizovaným archiváliím. Při jejím otevření získává uživatel přehled o všech v rejstříku obsažených lokalitách, umístěných přímo na současném mapovém podkladu.[16] Tento nástroj byl plně zprovozněn jako jeden ze zatím posledních, a to z toho důvodu, že jeho prostřednictvím lze rychle získat informaci o tom, které lokality jsou do rejstříku zaneseny, případně navést uživatele na lokalitu, kterou zná jen přibližně a v moderních mapách se již neobjevuje. Prostřednictvím této pomůcky je možné každou vyznačenou lokalitou otevřít a dále pracovat se záznamem stejně jako kdyby se jednalo o přístup z abecedního hesláře. Popisovaná generální mapa dokresluje fakt, který obráží funkčnost zeměpisného rejstříku a jeho odezvu u archivářů i badatelů. Tedy flexibilitu a vstřícnost paměťové instituce při cestě ke konečnému uživateli.
Obr. 4 Umístění a skladba zeměpisného rejstříku ve struktuře DigiArchivu (DigiArchiv, průzkumník, základní rozcestník)
Zhodnocení dílčího projektu a jeho budoucnost
Zeměpisný rejstřík jihočeského DigiArchivu je na první pohled interní záležitostí, ovšem při detailním popisu jeho funkcí a využitelnosti ztrácí toto tvrzení na opodstatněnosti. Původně úzce regionální databáze autoritních záznamů byla vytvořena především pro potřeby popisu archiválií určených k digitalizaci a pro vyloučení stavu, při němž by různí zpracovatelé zaznamenávali stejnou lokalitu různými způsoby. V průběhu několikaleté realizace projektů digitalizace však takové omezení začalo být nedostačující a muselo být změněno podle všeobecných potřeb archivu a jeho badatelů. Díky ochotě týmu lidí podílejících se na realizaci digitálního archivu a některých externích spolupracovníků se podařilo rejstřík naplnit 6 511 hesly se stoprocentní úspěšností zeměpisného určení lokalit.[17] Z tohoto počtu je 3 747 lokalit napojených na RÚIAN a 795 lokalit zjištěných z písemných pramenů jako již zaniklých. Směle lze hovořit o tom, že zeměpisný rejstřík je více než regionální databází vznikající organickou činností a prací s archiváliemi deponovanými v jihočeských archivech. Ty totiž spravují velké množství materiálu, vážícího se i k území mimo současný Jihočeský kraj, nehledě na to, že v některých typech archiválií jsou krajové historické přesahy samozřejmostí (např. soudní okresy u sčítacích operátů, uložení fondů velkostatků ze severních Čech atp.). Není proto divu, že takových lokalit je v rejstříku 2 536 a k tomu jich dalších 247 leží mimo území České republiky.
Vedle všech digitalizovaných materiálů byl zeměpisný rejstřík od poloviny roku 2015 implementován také do nově vzniklé sekce Digitalizace všeobecných materiálů a knih. Jeho data lze tedy využít při popisu interně digitalizovaných jednotlivin a také při tvorbě vlastních knihovnických katalogů pro potřeby archivu. Ve druhém případě se předpokládá využití v rámci bibliografických celků, které jsou součástí archivních fondů, mají samy charakter Národního archivního dědictví anebo představují historickou knihovnu coby součást knihovny některého z jihočeských archivů. Ke každému popisovanému titulu je nyní možné připojit heslo zeměpisného rejstříku formou klíčového slova výběrem z databáze autoritních záznamů. Takový exemplář se pak automaticky objeví u příslušné lokality přímo v rejstříku. Toto využití je však zatím na svém počátku a záleží na koncepci archivu, jakými cestami se bude ubírat v budoucnu a bude-li rozšiřovat své služby veřejnosti nejen na poli archivním, nýbrž i knihovnickém. Ať tak či onak, zeměpisný rejstřík bude nadále využíván profesně i badatelsky, protože se jedná o originální účinný nástroj moderního přístupu paměťové instituce k historickému matriálu, který spravuje.
Poznámky pod čarou:
[1] Počet je vztažen k aktuálnímu stavu o celkové délce 305,82 m, přičemž všechny evidenční jednotky archivního fondu, tedy 6 919 knih a 25 kartonů, jsou plně digitalizovány.
[2] RÉPÁSOVÁ, Marie et al. Zeměpisný rejstřík k inventáři Sbírka matrik Jihočeského kraje. Třeboň 2007; aktualizované a doplněné vydání.
[3] Analogový rejstřík čerpal údaje především z příručky Retrospektivní lexikon obcí Československé socialistické republiky 1850–1970. Abecední přehled obcí a částí obcí v letech 1850–1970. Svazek 1, Česká socialistická republika. Praha 1978.
[4] V elektronickém zeměpisném rejstříku jsou okresy a jejich zkratky přebírány z elektronické příručky Kraje a okresy České republiky – zkratky. Dostupné na: https://www.czso.cz/documents/10180/20536384/13-72390704.pdf [cit. 12. 02. 2016].
[5] Zákon o obcích č. 128/2000 Sb. (Obecní zřízení) definuje obec jako základní správní jednotku a územní samosprávné společenství občanů, tvořící územní celek.
[6] Webové adresy u jednotek nižších než obec zpravidla odkazují na servery cs.wikipedia.org anebo zanikleobce.cz.
[7] V případě, že zpracovatel uzná za vhodné popsat digitalizát takovým údajem, má k dispozici databázi klíčových slov, která je podobně jako zeměpisný rejstřík propojena se všemi digitalizovanými materiály.
[8] Fakultativní údaje jsou generovány automaticky u těch lokalit, k nimž existují digitalizované soupisy poddaných anebo sčítací operáty. Pro jihočeské římskokatolické farnosti je vzata jako závazná příručka TRAJER, Johann. Histrorisch-statistische Beschreibung der Diöcese Budweis. Budweis, 1862. Pokud se v pramenech lokalita vyskytuje u více než jedné farnosti, je taková skutečnost v rejstříku vždy podchycena.
[9] Na význam a důležitost zeměpisného rejstříku v DigiArchivu upozornili obecně jako první KAISERŠAT Jakub a Martin HANKOVEC. Digitalizace a digitální archiv Státního oblastního archivu v Třeboni. In: Jihočeský sborník historický, 80, České Budějovice 2011, s. 283–286. Komplexní shrnutí poznatků po dokončení všech zásadních úprav rejstříku přináší PLÁVEK, Aleš František. Databáze elektronického zeměpisného rejstříku jihočeského DigiArchivu jako moderní nástroj pro zpracování archiválií. Archivní časopis. Praha: OASSS MV, 2015, 65(2), s. 117–136. ISSN 0004-0398. Adresa jihočeského digitálního archivu je http://digi.ceskearchivy.cz.
[10] Nárůst rejstříkových hesel je administrátorem přesně sledován až od konce roku 2010, od kdy se meziroční nárůst ustálil přibližně na 10 % záznamů.
[11] Správcem DigiArchivu je Ing. Martin Hankovec, který jej v roce 2007 spustil a zároveň vytvořil jako svůj autorský projekt.
[12] S ohledem na potřebu velice přesné práce při editaci rejstříkových záznamů provádějí tuto činnost v současnosti pouze čtyři proškolení pracovníci. Tito pracovníci pracují zároveň jako supervizoři a vzájemně kontrolují a vylučují chybové záznamy.
[13] Dosud popisované informace o lokalitě mají rovněž charakter záložky s názvem „Základní informace“, ovšem otevřou se automaticky při vstupu do požadované položky rejstříku, aniž by je uživatel musel vyhledávat.
[14] Elektronickými rejstříky se rozumí zpracovávané jmenné a abecední (písmenné) indexy a indexy podle lokalit, které nahrazují anebo zcela doplňují historické indexy k matrikám a dalším archiváliím, především evidenční povahy. Tyto rejstříky jsou zpracovávané jak zaměstnanci archivu, tak prostřednictvím dobrovolných externistů.
[15] V tomto případě se jedná o ideální případ, který je ovšem v poslední době naprosto většinový. Až na několik málo výjimek obsahuje každá položka rejstříku vždy jeden a více svých variantních názvů. Tyto názvy jsou neustále doplňovány.
[16] Služba Mapy API funguje na serveru mapy.cz a umožňuje zobrazování několika typů map. Stejný mapový podklad se všemi typy pro určení lokality je použit u každého rejstříkového záznamu v záložce Mapa.
[17] Stav je vztažen k datu 1. prosince 2015 (tak i dále).
PLÁVEK, Aleš František. Obsah, tvorba a využití elektronického zeměpisného rejstříku v jihočeských archivech. Knihovna plus [online], 2016, 12(1) [cit. 2014-11-25]. ISSN 1801-5948. Dostupné z: http://knihovnaplus.nkp.cz/aktualni-cislo/historie-a-soucasnost/obsah-tvorba-a-vyuziti-elektronickeho-zemepisneho-rejstriku-v-jihoceskych-archivech
